Yabancı gerçek/tüzel kişilerin EKAP’a kayıt başvurularında yapılan sistem değişikliği 11.06.2025 tarihinde devreye alınmıştır. Yeni uygulama ile tüm kullanıcılar, EKAP’a giriş yaparken e-devlet veya e-imza ile kimlik doğrulama adımlarını tamamlamak zorunda olup, yeni kayıt veya organizasyon seçimi işlemleri bu adımlardan sonra yapılabilecektir. Bu kapsamda yabancı gerçek/tüzel kişiler tarafından aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:
Yabancı gerçek/tüzel kişiler için manuel kayıt başvurusu süreci işletilecektir. Bu kapsamda, Kurum tarafından talep edilen bilgiler sisteme girilerek “Gerçek/Tüzel Kişilerin Elektronik Kamu Alımları Platformunu Kullanımına İlişkin Protokol” oluşturulacak ve Protokol e-imza ile imzalanacaktır. 13/11/2018 tarihli ve 2018/DK.D-357 sayılı Kurul Kararı gereğince Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 7’nci maddesinde belirtilen belgelerden kendi ülkelerindeki mevzuat uyarınca düzenlenmiş dengi olanlarının ihale uygulama yönetmeliklerinin belgelerin sunuluş şekline ilişkin düzenlemelerine uygun hallerinin fiziki ortamda Kurum’a sunulması suretiyle EKAP’a kayıt işlemleri gerçekleştirilmeye devam edilecektir.
Hâlihazırda EKAP’ta kayıtlı olan yabancı gerçek/tüzel kişilerin imza yetkilileri yeni uygulamaya aktarılmayacaktır. Bu kişilerin mevcuttaki aktif imza yetkililerinden biri tarafından sadece yeni protokol metninin e-imza ile imzalanması üzerine aktarım işlemleri yapılacaktır. Tüm imza yetkilileri için sistem üzerinde imza grubu (münferit/müşterek) oluşturulmalıdır. İmza grubu oluşturulmadan, EKAP’ta e-imza işlemleri başlatılamayacaktır.
Gerçek/tüzel kişiler, EKAP’ta işlemleri yürütecek vekil kullanıcıları sistem üzerinden tanımlayabilecektir. Tanımlama için, sistemde oluşturulan vekâletnameler imza yetkilisi/yetkilileri tarafından e-imza ile imzalanmalıdır. Vekil kullanıcılara süreli veya süresiz yetki verilebilecek olup avukat yetkilendirmeleri de vekâlet süreci ile yapılacaktır. Vekâletnamelerin sistemden iptali, yine EKAP üzerinden yürütülen azilname sürecinin tamamlanmasıyla yapılabilecektir. Vekil kullanıcılar için de imza grubu oluşturulmalıdır. Aksi halde e-imza sürecinde imzacı olarak atanamayacaklardır. Mevcut vekil kullanıcılar ve vekâletnameler yeni uygulamaya aktarılmayacaktır.
EKAP’ta yer alan tüm e-imza süreçlerinde yalnızca imzacı olarak tanımlanan kullanıcılar e-imza atabilecektir. İdareye yapılan e-şikayet başvurularında ayrıca rol ataması yapılmayacak olup imza grubunda tanımlanan imza yetkilisi/yetkilileri veya vekiller başvuru işlemini tamamlayabilecektir.
Yerli Gerçek/Tüzel Kişilerin EKAP’a Kayıt Başvurularında Yapılan Yenilikler
Yerli gerçek/tüzel kişilerin EKAP’a kayıt başvurularında yapılan yeniliklere ilişkin geliştirmeler 11.06.2025 tarihinde devreye alınmıştır. Yeni uygulama ile EKAP’a kayıt süreçleri MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi), ESBİS (Esnaf ve Sanatkâr Bilgi Sistemi) ve GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı)’ten gelen bilgiler (firma ünvanları, iletişim bilgileri, firmanın aktif/pasif durumu, imza yetkilileri vb.) esas alınarak yürütülecektir. Tüm kullanıcılar, EKAP’a giriş yaparken e-devlet veya e-imza ile kimlik doğrulama adımlarını tamamlamak zorunda olup yeni kayıt veya organizasyon seçimi işlemleri bu adımlardan sonra yapılabilecektir. Şöyle ki;
-MERSİS/ESBİS’te kaydı olan yerli gerçek/tüzel kişilere ait kayıt başvuruları, protokol imzalandıktan sonra sistem tarafından otomatik onaylanacaktır. MERSİS veya ESBİS’te kaydı bulunmayan ancak GİB’te kaydı olan kişiler için manuel kayıt başvurusu yapılabilecek olup bu başvurular Kurumumuz tarafından incelenecektir.
-MERSİS ve ESBİS sistemlerinde yer alan, gerçek/tüzel kişileri temsile yetkili kişiler sistem tarafından otomatik olarak EKAP’a aktarılacak; hâlihazırda EKAP’ta kayıtlı olan gerçek/tüzel kişilerin imza yetkilileri yeni uygulamaya aktarılmayacaktır. Yeni protokol metninin e-imza ile imzalanmasının ardından imza yetkilisi tanımlama işlemleri yapılabilecektir.
-Tüm imza yetkilileri için (sistemden gelen veya manuel tanımlanan) imza grubu (münferit/müşterek) oluşturulmalıdır. İmza grubu oluşturulmadan, EKAP’ta e-imza işlemleri başlatılamayacaktır.
-Gerçek/tüzel kişiler, EKAP’ta işlemleri yürütecek vekil kullanıcıları sistem üzerinden tanımlayabilecektir. Tanımlama için, sistemde oluşturulan vekaletnameler imza yetkilisi/yetkilileri tarafından e-imza ile imzalanmalıdır. Vekil kullanıcılara süreli veya süresiz yetki verilebilecek olup avukat yetkilendirmeleri de vekalet süreci ile yapılacaktır. Vekaletnamelerin sistemden iptali, yine EKAP üzerinden yürütülen azilname sürecinin tamamlanmasıyla yapılabilecektir. Vekil kullanıcılar için de imza grubu oluşturulmalıdır. Aksi halde e-imza sürecinde imzacı olarak atanamayacaklardır. Mevcut vekil kullanıcılar ve vekaletnameler yeni uygulamaya aktarılmayacaktır.
-EKAP’ta yer alan tüm e-imza süreçlerinde yalnızca imzacı olarak tanımlanan kullanıcılar e-imza atabilecektir. İdareye yapılan e-şikayet başvurularında ayrıca rol ataması yapılmayacak olup imza grubunda tanımlanan imza yetkilisi/yetkilileri veya vekiller başvuru işlemini tamamlayabilecektir.
İdarelerin Ekap’a Kayıt Başvurularında Yapılan Yenilikler
03.12.2022 tarihli ve 32032 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) konulu Cumhurbaşkanlığı Genelgesi kapsamında EKAP’ta idare bilgilerinin güncelliğinin sağlanması ve ihale süreçlerinin daha sağlıklı bir biçimde yürütülebilmesi amacıyla 11.06.2025 tarihinden itibaren idareler sadece DETSİS numarası ile EKAP’a kayıt olabilecektir. Yeni uygulama ile EKAP üzerindeki süreçler DETSİS’ten gelen bilgiler (idare isimleri, bütçe türleri ve iletişim bilgileri) esas alınarak yürütülecektir. Tüm kullanıcılar, EKAP’a giriş yaparken e-devlet veya e-imza ile kimlik doğrulama adımlarını tamamlamak zorunda olup yeni kayıt veya idare seçimi işlemleri bu adımlardan sonra yapılabilecektir.
EKAP’a kayıtlı tüm idarelerin EKAP’ta yer alan DETSİS numarasını kontrol etmesi gerekmekte olup DETSİS numarasının yanlış olduğunu tespit eden idarelerin ivedilikle Etkileşim Merkezimiz ile iletişime geçmesi önem arz etmektedir. Mevcut durumda EKAP’ta yer alan idare adı, iletişim bilgileri ve bütçe türü gibi bilgilerinizin DETSİS’te yer alan bilgiler ile uyuşmaması durumunda yeni kayıt ekranlarında yer alan DETSİS bilgileri güncelle butonu yardımıyla bilgileriniz tarafınızca güncellenebilecektir. DETSİS’ten gelen bilgilerde hata olduğunun tespit edilmesi durumunda ise DETSİS ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.
Yeni uygulama ile EKAP’ta döner sermayeler bir idare türü olarak yer almayacak olup genel veya özel bütçeli idarelerce ihale kayıt aşamasında finansman türü olarak seçilebilecektir. Mevcutta yer alan döner sermayeler bağlı bulundukları idarelerinin oturumundan EKAP’a erişim sağlayabilecektir. Söz konusu uygulamaya geçiş tarihi itibariyle, EKAP’ta döner sermayeler müstakil bir idare türü olarak yer almayacak olup genel veya özel bütçeli idarelerce ihale kayıt aşamasında finansman türü olarak seçilebilecektir. Mevcutta yer alan döner sermayeler bağlı bulundukları idarelerinin oturumundan EKAP’a erişim sağlayabilecektir.
Bu kapsamda döner sermayelerin aşağıdaki hususlara dikkat etmesi gerekmektedir:
-EKAP’ta hâlihazırda “Döner Sermaye” olarak kayıtlı bulunan idarelerin kayıtları 11.06.2025 tarihinden itibaren kapatılacaktır. Bu nedenle, kullanıcıların mevcut döner sermaye kayıtları ile EKAP’a giriş yapmaları mümkün olmayacaktır.
-EKAP’ta yürütmekte olduğunuz iş ve işlemlerinizin aksamaması için, mevcut ihaleleriniz ve diğer bilgilerinize ait kayıtların, bağlı bulunduğunuz genel veya özel bütçeli idareye aktarılması gerekmektedir. Aktarılma işleminin yapılabilmesi için bağlı bulunduğunuz üst idareniz tarafından yeni kayıt ekranlarında yer alan idare menüsü altında bulunan “yeni kayıt -> döner sermaye ekle” sayfası yardımı ile kayıt işlemlerinizin yapılması gerekmektedir. Bu işlemin ardından Etkileşim Merkezimiz tarafından bağlı bulunduğunuz üst idareniz veya tarafınız ile iletişime geçilerek aktarım işlemlerinin tamamlanmasıyla birlikte mevcut ihaleleriniz ve diğer bilgilerinize erişim sağlanabilecektir.
-İdarelerin bağlı olduğu genel/özel bütçeli üst idare henüz EKAP’a kayıtlı değilse, sürecin hızlandırılması açısından bu kaydın ivedilikle yapılması önem arz etmektedir.
