Av. Muhittin Ertuğrul ERTÜRK
Avukat / SADER Hukuk Danışmanı
info@ertugrulerturk.av.tr
1-30 Nisan 2020 tarihli ve 31114 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Yargı Alanındaki Hak Kayıplarının Önlenmesi Amacıyla Getirilen Durma Süresinin Uzatılmasına Dair Karar” ile 7226 sayılı Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunun geçici 1 inci maddesinin birinci fıkrasında düzenlenen durma süresi, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ikincil mevzuatında öngörülen zorunlu idari başvuru yoluna ilişkin süreler hariç tutularak, 1/5/2020 (bu tarih dâhil) tarihinden 15/6/2020 (bu tarih dâhil) tarihine kadar uzatılmıştır. Aynı hususların sadece idareye şikayet değil, Kamu İhale Kurumuna yapılacak itirazen şikayet süreleri için de geçerli olduğunu ifade etmekte fayda vardır. Anılan Kararın, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki şikayet ve itirazen şikayet başvurularına ilişkin olarak, aday, istekli ve istekli olabilecekler ile idareler tarafından tesis edilecek işlemlerde dikkate alınması ve şikayet ve itirazen şikayet sürelerinin kaçırılmaması önem arz etmektedir.
2-Bu vesile ile e-şikayet uygulamasının devreye alındığı, fiziki olarak ihale makamına gitmek yerine, elektronik ortamda şikayet oluşturulabileceğini, dilekçelerine ek yüklenebileceğini, ihale dokümanın indirmek kaydı ile istekli olabileceklerin de ihale dokümanına (teknik ve idari şartname) yönelik şikayetlerini oluşturabileceklerini ve yine şikayete cevabın elektronik ortamda alınabileceğini hatırlatmak isterim. Kurum tarafından yapılan duyuruya göre, EKAP üzerinden e-şikâyet başvurusu düzenlenmesi durumunda, ihaleyi yapan idareye gitmeden elektronik ortamda EKAP üzerinden idareye şikâyet başvurusu yapılabilecektir. Böylece şikâyet başvurularının taşıması gereken şekil unsurlarına ilişkin yapılan hataların önüne geçilmiş olacak ve hak kayıpları önlenecektir. Sürece ilişkin olarak idarelerin ve aday, istekli veya istekli olabileceklerin faydalanabileceği eğitim videosu ve yardım kılavuzlarına kurum sayfasından açılan linklerden erişim sağlanabilecektir. Bu konuda Kamu İhale Kurumu WEB sayfasından da yayımlanan duyurunun özeti ve ayrıca dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda ayrıntılı olarak açıklanmıştır;
İdarelerin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar;
Aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından EKAP üzerinden e-imza kullanarak oluşturulan e-şikâyet dilekçesi ve ekleri idarelerin kullandığı EKAP ana sayfasında Şikâyetler başlığı altında görüntülenebilecektir.
– İdareye gelen e-şikâyet başvurusunun içeriğini, EKAP’ta Satın Alma Sorumlusu rolüne sahip idare kullanıcıları kendi bilgisayarına indirebilecektir.
– İdareye e-şikâyet başvurusu olduğunda EKAP’ta Satın Alma Sorumlusu rolüne sahip idare kullanıcılarına e-mail olarak bildirim gönderilecektir.
– EKAP’ta görüntülenen e-şikâyet dilekçesi ve eklerinin çıktısı alınarak İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların yapılacağı yerler” başlıklı 9’uncu maddesinin dördüncü fıkrası gereğince başvuru dilekçelerinin derhal kaydı yapılarak, kayıt tarih ve sayısı dilekçenin üzerine yazılarak ilgili işlemlere devam edilmelidir.
– Şikâyet başvurularına verilen cevabın idare tarafından imzalanmış halinin EKAP’a yüklenmesi gerekli olup “şikâyete cevap tebligatı” kullanılarak ilgili kişilere söz konusu cevabın bildirimi yapılmalıdır.
Aday, İstekli veya İstekli Olabileceklerin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar;
-Kullanıcı adı ve şifre ile EKAP’a giriş yapıldıktan sonra açılan ana sayfada yer alan E-şikâyet bağlantısına tıklanarak e-şikâyet başvurusu işlemleri başlatılmalıdır.
-“E-şikâyet Düzenleme Yetkilisi” rolüne sahip kullanıcı EKAP üzerinden e-imza kullanarak e-şikâyet başvurusu düzenleyebilecektir. Bu nedenle, platform sorumlusu rolüne sahip kişi tarafından “E-şikâyet Düzenleme Yetkilisi” rolüne atama yapılmalıdır
-E-şikâyet düzenleme yetkilisi rolüne münferit veya müştereken atama yapılabilecektir. Müşterek olarak yetkilendirilen kullanıcılar farklı bilgisayarlardan e-şikâyet başvurusunu e-imza kullanarak imzalayabilecektir.
-İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesi gereğince, e-şikayet dilekçesi ekine ilgisine göre EKAP’ın entegrasyon aracılığı ile sağladığı temsile yetkili olunduğuna dair belge (ilgili ticaret sicil gazetesi bilgileri veya vekaletname) ilgisine göre eklenmelidir. Ayrıca, İlana ve ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik başvurularda, şikâyet dilekçesi ekine ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğine ilişkin belge (Esnaf ve sanatkârlar oda kayıt belgesi gerçek kişiler için) veya belgeye ait bilgiler (Ticaret sicil gazetesi bilgileri) dilekçe ekine eklenmelidir. EKAP üzerinden e-şikâyet başvuruları e-imza kullanılarak yapılacağı için dilekçe ekine imza beyannamesi/imza sirküleri eklenmesine gerek yoktur.
-Varsa şikâyet konusu ile ilgili diğer bilgi ve belgeler taranarak dilekçe ekine yüklenmelidir.
-Ortak girişim adına yapılacak şikâyet başvurularında İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinin sekizinci fıkrası gereğince başvurulara, ortak girişim beyannamesinin veya sözleşmesinin, özel ortak tarafından yapılan başvurularda ayrıca özel ortağa temsil yetkisi verildiğine ilişkin belgenin eklenmesi gerekir. Ancak teklif zarfı içerisinde bu belgelerin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz.
Bu kapsamda, E-ihalelerde ortak girişim beyannamesi EKAP üzerinden e-imza kullanarak oluşturulduğu için pilot/koordinatör ortak bu belgeyi dilekçeye eklemeden ortak girişim adına e-şikâyet başvurusu düzenleyebilecektir. Elektronik olarak yapılmayan ihalelerde ise idareler tarafından EKAP’ta teklif değerlendirmenin 1.oturumunda ortak girişime ait bilgiler kaydedilmekte olup teklif zarfı içinde ortak girişim beyannamesinin sunulup sunulmadığı bu bilgiler içinde yer almaktadır. Bu yüzden ortak girişimlerin teklif zarfı içinde ortak girişim beyannamesini sunması önem arz etmektedir.
Konu ile ilgili son olarak halen fiziki olarak şikayet işlemi yapılabileceğini hatırlatmakta fayda olduğunu düşünüyorum. Ayrıca her bir ihale kayıt numarası sorgulamasında, o ihale için yapılmış olan şikayetlerin de görünüyor olması, diğer isteklilerin şikayet içeriğine ulaşılabilmesi de dikkat edilmesi gereken hususlardır. E-şikayet ile ilgili olarak en dikkat edilmesi gereken husus ise, elektronik şikayet dilekçesinin mesai saatler içinde gönderilmesi gereğidir. Mesai saati dışında gönderilen şikayet dilekçesinin ve gün bitmeden gönderilse dahi, bir sonraki günün evrak kayıt tarihini elektronik olarak alacağını, bunun da hak kayıplarına neden olabileceği unutulmamalıdır.
